電話秘書として基本となる対応「お名前のヒアリング」ですが
お名前を正確に聞き取ることは意外と難しいことなのです。
電話を通して聞く音声は、音がこもっていたり、雑音が入っていたりして
うまく聞き取れないこともあります。
なので、自分の耳で聞こえただけでは「お名前ヒアリング」にはならないのです。
お名前を聞いたら当然「復唱」ですが
これも実は簡単ではありません。
なぜなら、聞き取りにくい音は、復唱したとしても、相手の方もまた聞き取りづらいからです。
相手の方が正しく聞き取っているとは限らないため、オウム返しのように確認しても
間違いに気づくことはあまりありません。
では、どうすればよいのでしょうか？
どうしても聞き取りづらい場合は、「音」を頼りに確認することは諦めるしかありません。
アルファベットの確認のように、その文字を使った名詞や漢字に例えて確認するしかありません。
「ひらい様」と「しらい様」というお名前はとても聞き取りづらいので
「平（たいら）に、い、で『ひらい』様でよろしいですか？」
他にもいろいろな方法でなんとか正しく聞き取ろうと対応します。
しかしここまでくると、相手の方にいくばくかのご負担をかけることにもなります。
そのため「お取引先様にそこまで確認されるのも不自然なのでやめてほしい」というお客様もいらっしゃいます！
コールセンターとは異なり、電話代行サービスはこういった場面場面で柔軟な対応が必要となるため
最後は、お客様から具体的にご指示いただくのが一番です。
お取引先様の場合は、電話帳登録も可能なので、もし難しいお名前、聞き取りづらそうなお名前の方がいらっしゃった場合は
事前にお電話番号とお名前をお知らせいただけますと助かります！！
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