有人の取次転送（応答後転送）で業務効率向上！ 30日間無料！月額4,000円～で今すぐ試せる
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30日間無料トライアルについて
30日間、電話代行サービスを月額無料でお試しいただけます。
期間中の解約自由・自動課金なし。まずは使い勝手をご確認ください。
※一部の有料オプション（電話番号の貸出など）、コールオーバーおよび通話料金は対象外となります。
1. お電話に出る際の名乗り方の例
1契約につき1つの会社名または組織名、団体名、事務所名でお電話対応いたします。
オペレーターが実際に電話口で名乗るフレーズとなりますので、ご希望の言い回しをご指定ください。
【参考例】
■ 法人格を省く場合
「〇〇でございます」
「お電話ありがとうございます。〇〇でございます」
■ 正式名称で名乗る場合
「お電話ありがとうございます。株式会社〇〇でございます」
■ 店舗・サービス名や窓口名で名乗る場合
「〇〇店でございます」
「〇〇クリニックでございます」
「お電話ありがとうございます。〇〇サポート窓口でございます」
2. 電話応対について
折り返しが必要なお電話やご伝言は必ずご報告いたします。間違い電話は原則ご報告いたしません。営業電話と判断したものはご報告の有無にかかわらず着信拒否設定いたします。
特にご指示がない場合は不在対応とし、お名前・ご連絡先・簡単なご用件をお聞きしてご報告いたします。
※お問い合わせフォームへの誘導、メールでのお返事、上記以外のヒアリング項目をご希望の場合はオプションのご利用となります。（詳しくは「10. おすすめの各種オプションについて」をご覧ください）
【よくあるシチュエーションへの対応例】
電話代行で発生しやすい特定のケースにつきましては、原則として以下のようにお答えしております。
■ 運送会社からのお電話「御社の前にいるのですが…」
→「別の所でお電話を受けております、不在票を入れておいてください。」
■ FAXを送ったので確認してください
→「離れたところでお電話を受けております。確認して担当にわたしておきます。」
→「別の所でお電話を受けております、不在票を入れておいてください。」
■ FAXを送ったので確認してください
→「離れたところでお電話を受けております。確認して担当にわたしておきます。」
3. ご報告文章について
お電話を受けた際のご報告は、原則として以下のようなフォーマットでご連絡いたします。
💡 メールでのご報告の場合、件名の先頭には必ず「HC」が付きます。後からメールの受信履歴を検索しやすくするための工夫となっております。
件名 HC: 【すずき様宛】(株)ハートフル おいかわ様
入電報告No：26-03-007 (0)
概要：折り返しご連絡ご希望
高橋様宛
(株)ハートフル
おいかわ様（男性）
ご連絡先:03-1111-2222
（通知番号：03-1111-2222 ）
【内容】
先日インスタグラムの運用について
お打合せさせていただきました。
お渡しした資料について追加の説明をしたいです。
□お客様名：株式会社〇〇
□対応者：田中
□不在理由：【離席中】 / 取次転送: 設定済み番号へ転送
概要：折り返しご連絡ご希望
高橋様宛
(株)ハートフル
おいかわ様（男性）
ご連絡先:03-1111-2222
（通知番号：03-1111-2222 ）
【内容】
先日インスタグラムの運用について
お打合せさせていただきました。
お渡しした資料について追加の説明をしたいです。
□お客様名：株式会社〇〇
□対応者：田中
□不在理由：【離席中】 / 取次転送: 設定済み番号へ転送
※不在理由は「スケジュール簡単登録」で共有された最新の状況が反映され、オペレーターが実際にお伝えした理由が一目でわかります。
4. 営業電話のご報告について
営業電話は原則として着信拒否いたします。報告をご希望の場合は着信拒否を行わずすべてご報告しますが、1件につき1コールとしてカウントされます。
※営業電話のご報告が不要な場合でも、発信者の電話番号が通知されないなど「着信拒否設定ができない状況」での受電につきましては、コール数としてカウントされます。あらかじめご了承ください。
5. FAXの受信について
大変恐縮ですが、オペレーターによる音声通話でのご対応となるため、FAXの着信確認やご報告は承ることができません。あらかじめご了承くださいますようお願い申し上げます。
6. 応答後転送や用件別転送について
オペレーターが貴社名でお電話を受け、一度保留にしてご担当者様へ確認をとった後、そのままお電話を転送（お取次ぎ）するサービスです。
【ご利用条件・料金】
- 転送先の登録（最大5箇所まで）：1番号までは無料です。2番号以上のご登録はオプション（月額500円）となります。
- 通話料金：転送時に発生する通話料金は、翌月のご請求となります。
- 用件別の転送：用件に応じて転送先を変える場合は、オプションのご利用となります。
（詳しくは「10. おすすめの各種オプションについて」をご覧ください）
7. ご報告先がキャリアメールの方へ
【重要】docomo・au・SoftBank・楽天モバイル等のアドレスをご登録のお客様へ
各携帯会社の独自の迷惑メール対策により、弊社からのシステム経由のご報告メールがスパムと判定され、通知なく受信ブロックされてしまうケースがございます。
そのため、ご報告先にはキャリアメール以外のアドレス（貴社ドメイン等）や、Slack等のチャットツールのご利用を強く推奨しております。
やむを得ずキャリアメールをご登録される場合は、確実にお受け取りいただくため、事前に以下の「受信許可（ドメイン指定受信）設定」をお願いいたします。
- 受信許可していただきたいドメイン： @heartful.cc
- ※特定のアドレスを指定する必要がある場合は「customer★heartful.cc」の★を半角の@に変えてご登録ください。
■ 各キャリアの受信許可設定手順（公式サイト）
・docomoをご利用の方はこちら
・auをご利用の方はこちら
・SoftBankをご利用の方はこちら
・楽天モバイルをご利用の方はこちら
8. 報告方法
ご報告ツールとの連携方法については後ほどご連絡いたします。
※「Googleチャット」「Microsoft Teams」はお客様側のご利用状況にてWebhook通知が可能なプランでのみ連携が可能となります。ご利用状況のご確認をお願いします。無料アカウントではご利用いただけません。
【以下のご報告方法の場合はオプション料金がかかります】
- 「宛名別報告」「用件別報告」： 月額2,000円～（個別見積もり）
- Slack、Microsoft Teams メンション： 月額1,000円
9. 時間外ガイダンスについて
時間外ガイダンス（営業時間外の自動音声）について、以下のメニューをご用意しております。
【ご利用料金】
- タイプA～G（既存の共用ガイダンス）： 無料
- 新しい共用ガイダンスの作成： 無料
- 留守番電話機能（通知メール付）： 月額500円（税別）
- 専用ガイダンス（貴社専用の文言）作成料： 1回 1,000円（税別）
※タイプA・Bなどの「◯時」の部分は、お客様の営業時間に合わせて作成いたします（無料）。
【無料共用ガイダンス（タイプA～G）】
■ タイプA
「お電話ありがとうございます。
只今受付時間外となっております。
受付時間は平日午前◯時から午後◯時までとなっております。
受付時間内におかけ直しください。お電話ありがとうございました。」
■ タイプB
「営業時間は午前◯時から午後◯時までとなっております。
大変申し訳ございませんが、今一度営業時間内にご連絡お願い致します。」
■ タイプC
「お電話ありがとうございます。
只今受け付け時間外となっております。
改めてご連絡くださいませ。」
■ タイプD
「お電話ありがとうございます。
只今、担当者が不在にしておりますので、
またおかけ直し下さいますようお願い申し上げます。
お電話ありがとうございました。」
■ タイプF
「お電話ありがとうございます。
ただいま営業時間外となっております。
改めておかけなおし下さい。」
■ タイプG
「お電話ありがとうございます。
ただいま営業時間外となっております。
お急ぎの方はお問合せフォームよりお問合せください。
お電話ありがとうございました。」
「お電話ありがとうございます。
只今受付時間外となっております。
受付時間は平日午前◯時から午後◯時までとなっております。
受付時間内におかけ直しください。お電話ありがとうございました。」
■ タイプB
「営業時間は午前◯時から午後◯時までとなっております。
大変申し訳ございませんが、今一度営業時間内にご連絡お願い致します。」
■ タイプC
「お電話ありがとうございます。
只今受け付け時間外となっております。
改めてご連絡くださいませ。」
■ タイプD
「お電話ありがとうございます。
只今、担当者が不在にしておりますので、
またおかけ直し下さいますようお願い申し上げます。
お電話ありがとうございました。」
■ タイプF
「お電話ありがとうございます。
ただいま営業時間外となっております。
改めておかけなおし下さい。」
■ タイプG
「お電話ありがとうございます。
ただいま営業時間外となっております。
お急ぎの方はお問合せフォームよりお問合せください。
お電話ありがとうございました。」
【留守番電話 共用ガイダンス（月額500円）】
■ 留守番電話共用 A
「お電話ありがとうございます。
ただいま受付時間外となっております。
お急ぎの方は発信音の後にお名前、ご連絡先をお話ください。」
■ 留守番電話共用 B
「お電話ありがとうございます。
ただいま受付時間外となっております。
お急ぎの方はメールでお問い合わせいただくか、
発信音の後にお名前、ご連絡先をお話ください。」
「お電話ありがとうございます。
ただいま受付時間外となっております。
お急ぎの方は発信音の後にお名前、ご連絡先をお話ください。」
■ 留守番電話共用 B
「お電話ありがとうございます。
ただいま受付時間外となっております。
お急ぎの方はメールでお問い合わせいただくか、
発信音の後にお名前、ご連絡先をお話ください。」
【新しい共用ガイダンスの作成について（無料）】
社名や電話番号などを含まない汎用的な内容であれば、無料で作成いたします。
ご希望の文言がございましたらお知らせください。
※作成した音声は、他のお客様の共用ガイダンスとしても提供させていただきます。あらかじめご了承ください。
10. おすすめの各種オプションについて
便利な各種オプションをご用意しております。以下はオプションの一部抜粋となります。
※「別社名対応」については12番の項目をご覧ください。
🚫 営業お断りガイダンス（無料）
オペレーターにつながる前に、営業電話お断りの自動ガイダンスをお流しします。
複数のガイダンスからお選びいただけます。もちろんカスタマイズ（作成料1,000円（税別））も承っています。
🕰️ 時間外転送（月額800円、通話料）
平日18時以降や土日祝日はご自身でお電話を受ける予定の方
面倒な転送の切り替え無しで着信を転送します。
↩️ でないでサービス（月額2,000円（税別））
ご指定いただいた番号からのお電話は対応いたしません。
着信拒否と異なりお電話口ではお呼び出し音が鳴り続けます。あからさまな拒否設定を控えたい場合におすすめです。
※着信時自動通知可。
🔕 非通知拒否（月額0円）
非通知でのお電話に対し、番号を通知しておかけ直しいただくよう自動音声でお伝えし、着信をお断りするサービスです。
📝 簡単ヒアリング（月額2,000円～）
オペレーターがお客様からお電話を受けた際、お名前やご用件だけでなく、事前にご指定いただいた特定の項目（会員番号、折り返し希望時間など）を追加でお伺いするサービスです。
💻 お問い合わせフォーム誘導（月額2,000円～）
お電話でお問い合わせいただいたお客様に対し、Webサイトのお問い合わせフォームからご連絡いただくようご案内（誘導）するサービスです。
🔤 英語IVR（月額800円）
オペレーターが英語でお話される方からのお電話を受けた際は、お待ちいただくようお伝えし、すぐに英語の音声ガイダンスをお流しします。
流す音声は、不在である旨と、メッセージを残していただくようお願いする内容です。残されたメッセージは音声ファイルとして、すぐにメールで送信いたします。
🔔 Slack、Microsoft Teams メンション（月額1,000円）
チャットツールでのご報告時に、担当者様へメンション（通知）を付けてお知らせするサービスです。
🗂️ 用件別ご報告振り分け／対応振り分け（月額2,000円～）
お電話の用件や宛名に応じて、ご報告先を振り分けたり、対応方法を変えたりするサービスです。
※ご依頼内容によって個別にお見積りとなります。また、ご依頼内容によってはお引き受けできない場合がございます。
🏢 別社名対応（月額1,000円）
メインの社名で名乗り、その後「〇〇さんですか？」と別法人名でお尋ねがあった場合に、間違い電話とせずに通常通りの対応をするサービスです。
※詳しくは「12. 同じ電話番号で複数の会社名を名乗る場合について」をご覧ください。
11. 複数拠点からの転送について
同一の事業者名義であれば、最大5箇所までの複数拠点から転送しても1契約分の料金でご利用いただけます。
12. 同じ電話番号で複数の会社名を名乗る場合について
左の図のようにIVRを使えば、同じ電話番号でも会社名の切り分けが可能です。
右の図のようにIVRを利用しない場合で、別法人で同じ番号をご利用いただく際には、オプションの「別社名対応（月額1,000円）」をご利用ください。
別社名対応とは、メインの社名で名乗り、その後「〇〇さんですか？」とお尋ねがあった場合に、間違い電話とせずに通常通りの対応をするサービスです。
※転送元のお電話番号が同じ番号である場合のみ承っております。
13. 1日のご利用件数の目安
「ベーシックプラン」「プラスプラン」をご利用のお客様で、1日15コールを超えるご利用が続く場合は、サービス品質維持のため、契約継続やプランの見直しについてご相談させていただくことがございます。
※貴社のみで完結するIVR（自動音声応答）での着信は除外いたします。
