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ハートフルの
電話秘書代行サービスとは?

【秘書力】が違います。日々研磨を積んだ女性オペレーター(秘書検定保有)が明るく素直に業務やお客さまの心に寄り添いハートフルな電話秘書代行サービスを行い、お客さまの信用と信頼を支えます。
1日のご予定を
お知らせください。
スケジュールを簡単登録
「貴社専用フォーム
(無料)」が
とても好評です。

帰社時間や1日のご予定をお知らせいただければ、秘書対応が可能です。ご予定は、スケジュール簡単登録の「貴社専用フォーム(無料)」にてお受けしております。 貴社専用フォームからオペレーターが確認するカレンダーへダイレクトにご予定が反映されますので、気兼ねなくいつでも、登録、変更、取り消しが可能です。私どもにとっても「何時頃お戻りですか?」というご質問をいただいた際、具体的なお時間をご案内できることは、本当に助かります。また、取次転送(応答後転送)をご利用いただいていてもその転送の着信を受けられない時もあると思います。電話秘書代行サービスでは、お客さまのご予定(外出中や会議中など)にあわせて取次転送をする、しないのご指示をいただくなど柔軟に対応可能です。ハートフルコールセンターの電話秘書代行サービスは、日々研鑽を積んだ女性オペレーターが心を込めて対応いたします。

スケジュール簡単登録のご利用イメージ

ご登録例1
「09時から16時まで外出」、「取次転送しない」という登録の場合
9時から16時までは、「ただいま外出しております、戻りは16時ごろとなります。」という対応になります。

ご登録例2
「09時から12時まで外出」、「取次転送する」という登録の場合
9時から12時も取次転送を行うという対応になります。もし、取次転送ができなかった場合は、「ただいま外出しております、戻りは12時ごろとなります。」という対応になります。

ご登録例3
●●法律事務所様の場合
折り返しはできますが、本日、体調不良で休ませていたただきます。急用の方は私の携帯番号をお伝えください。

ご登録例4
▲▲法律事務所様の場合
終日外出で戻りませんが、緊急時のみは折り返し可能です。

ご登録例5
某企業の場合
今から18時まで外出にします。折り返し連絡は可能です。今日、明日の用件はすべて取次転送してください。出ない場合には携帯からの折り返しのご説明をお願いします。

スケジュール簡単登録の便利な使い方いろいろ

ハートフルな電話秘書代行サービスのご利用方法は様々です。お客さまにあったご利用方法を是非みつけてください!

スケジュール簡単登録の資料を
ダウンロードできます

資料をダウンロード
(PDF 595KB)

 

まずはお試し! お申し込み

 

 

電話秘書代行サービスに融合した、チャットツールシステム(POINT)

ハートフルコールセンターの電話秘書代行サービスでは、Slackのチャンネルorダイレクトメッセージ、メンションを付けてのご報告。ChatWorkのグループ報告、TO設定。LINEのトークルームorグループの報告がご利用いただけます。電話秘書代行サービスでは、時系列で入電内容を確認していただくとビジネスの効率も上り非常に便利とのお声をいただいております。ハートフルコールセンターの利用をきっかけに、チャットを初めて使われるお客さまも多くいらっしゃいます。ぜひ、チャットの対応で、ビジネスを更に加速していただければと思います。

 

slack LINE

さまざまな業種の方に
ご利用いただいて
おります。

弁護士、司法書士、社労士、税理士、保険代理店、電気部品、コンサルティング、卸販売、出版社など取材や打ち合わせ、出張などさまざまな予定にご利用いただいております。

  • 【ライトプラン】不在にすることが少ない、コール数は少なめの方へおすすめのプラン
    こんな方におすすめ
    • 起業したばかりで、あまり電話が鳴らない。
    • 不在の時のみ転送するので、コール数としては少なめ。
    • 緊急の時だけ転送したい。
  • 【スタンダードプラン】ある程度のコール数があり、問い合わせや受注などの対応を希望される方におすすめ
    こんな方におすすめ
    • コール数がわりと多め。
    • 簡単な問い合わせなどは対応してほしい。
    • 簡単な受注受付をしてほしい。
    • 資料請求などの対応時、住所などのヒアリングをしてほしい。
    • 用件別に報告先を変えてほしい。
    • 専用の音声ガイダンスを作成してほしい。

 

IVR(対話型音声応答)をご用意しております。

電話秘書代行サービスのIVR(対話型音声応答)は、お客様からの着信に対して、システムによる案内や、プッシュ(手動)による内容に応じた内線に振り分けを行う機能です。
従来の電話代行サービスとシステムを融合させた、新しい電話窓口のスタイルをご提案します。 お客様の会社にあわせ、大規模、小規模問わず実用性のある電話窓口をお作りします。また、リモートワークに親和性が高く新型インフルエンザ(パンデミック)やその対策としてもご利用いただけます。

 

 

 

お客様のご要望に応じて 時間外ガイダンス(アナウンス)を無料でお流ししております。

ハートフルコールセンターの電話秘書代行サービスは、営業時間外の電話も逃さない。着信をメールでお知らせする「着信通知サービス」もオプションでございます。ガイダンスやアナウンスは、営業時間外に ”なりっぱなし” になるよりずっと印象が良くなります。ガイダンス(アナウンス)を流す時間帯もお好きなように指定できますので お申し付けください。始業が10時、11時などの設定もできます。どうぞお気軽にご注文ください。(特にご指定がない場合は、コールセンターと同じ平日午後18時~午前9時と土日祝日)

 

ガイダンス(アナウンス)の作成について
お客様の会社名、商号を入れガイダンス(アナウンス)を作成します。 スクリプトを送って頂ければ、ご希望に合わせて作成いたします。 留守電電話タイプにしますと、録音されたメッセージを即時メールで送信するサービスも ご利用いただけます。(留守番電話・ライトプラン有料)

 

時間外ガイダンス(アナウンス)例
「お電話ありがとうございます。 株式会社〇〇です。只今受け付け時間外となっております。 受付時間は平日午前9時から午後6時までとなっております。 受付時間内におかけ直しください。お電話ありがとうございました。」

電話秘書代行サービス
を支える
カスタマイズ可能な
電話応対と強固な連携

ハートフルコールセンターの電話秘書代行サービスは、貴社に合わせた柔軟なカスタマイズに対応できますので、ぜひご要望をお伝え下さい。
社員情報変更、都度対応、1日の予定などの情報の変更や追加などにも迅速に対応をいたします。

無料提供のオプション

  • 時間外ガイダンス(アナウンス)

    お客様のご要望に応じて時間外ガイダンス(アナウンス)をお流ししております。

    詳細はこちら

  • 共用アナウンス

    お客様のご要望に応じて共用アナウンスをお流ししております。

    詳細はこちら

  • 留守番電話(ライトプラン有料)

    メッセージを録音してメールで即時お知らせ。メッセージがなくても、着信があっただけで 相手の通知番号を添えてメールでお知らせできます。時間外のそういった隠れた着信は、意外と気になるものです。

    詳細はこちら

  • 着信拒否番号管理

    受けたくない番号を着信拒否番号管理へ設定する事が可能です。

    詳細はこちら

通常オプション

  • 電話番号の貸出

    固定電話番号の "東京03" や "IP電話050" をご用意しております。ビジネスフォンやデスクがなくても、会社の連絡先として利用できます。

    詳細はこちら

  • 着信課金番号の貸出

    着信課金番号の"0120"や"0800"をご用意しております。ビジネスフォンやデスクがなくても、会社の連絡先として利用できます。

    詳細はこちら

  • IVR(対話型音声応答)

    お客様からの着信に対して、システムによる案内や、プッシュ(手動)による内容に応じた内線に振り分けを行う機能

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  • 英語ガイダンス(IVR)

    スマートに英語での対応ができるシステム。

    詳細はこちら

  • メッセージ内容変更

    時間外専用アナウンス内容のメッセージ内容を変更

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