電話秘書代行サービスとは？
東京オフィス勤務の正社員オペレーターが、標準語で丁寧に対応。社内での情報共有と継続的な研鑽により、安定した品質の維持に努めています。秘書検定2級は全員取得。応対品質の数値と算出方法、オペレーターの体制は電話代行サービスについてで詳しく公開しています。
電話秘書代行とは、貴社の電話番号にかかってきた電話をハートフルコールセンターへ転送し、オペレーターが貴社名で応対して、相手の名前と用件を聞き取り、メールやチャットで報告するサービスです。
秘書のように使える、3つの仕組み
オペレーターが人だから、
貴社の状況に合わせて細かく対応できます。
商品名・サービス名でかかってきても自然に
会社名に加えて、事業内容・商品名・サービス名・社員名を登録でき、「〇〇の件で」という電話にもスムーズに応対します。社員情報の変更や当日の予定変更にも対応します。
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予定を伝えるだけで、不在対応が変わる
外出・会議・帰社時間を貴社専用フォームから登録すると、オペレーター画面に即時反映。「16時頃戻ります」のように、状況に合わせた案内ができます。取次転送の可否も予定ごとに指定できます。登録は無料です。
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報告は、いつも使っているツールへ
Slack・Chatwork・LINE・Microsoft Teams・Google Chat・メールから選べます。追加料金はかかりません。報告はテキストで残るため、時系列で確認でき、後から検索もできます。
対応の実例
特定の相手だけ取次転送
サンプル設計事務所 山田 様
承知いたしました。
本日より9/12（金）まで、株式会社サンプル商事の佐藤様からのお電話に限り、山田様の携帯へ取次転送いたします。
それ以外のお電話は、これまで通り折り返しのご案内とし、メールでご報告いたします。
期間の延長や解除は、メールでお知らせくださいませ。
ハートフルコールセンター 渡辺
来客中の対応
サンプル税理士事務所 田中 様
本日（9/4）14時までご来客中の件、承知いたしました。
14時までは取次転送を行わず、
終わり次第ご連絡するよう申し伝えます。」
とご案内し、用件をメールでご報告いたします。
14時以降は通常の対応に戻します。
ハートフルコールセンター 宮前
折り返し案内の指定
株式会社サンプル 鈴木 様
折り返しのご案内について、承知いたしました。
今後は「何時までに折り返します」という時間のお約束はせず、
とのみご案内いたします。
お急ぎのご様子の場合は、報告メールの件名に【至急】を付けてお知らせいたします。
ハートフルコールセンター 神田
サービス名の登録追加
サンプルセンター 佐藤 様
新サービス「サンプルクラウド」のご登録、承知いたしました。
「サンプルクラウドの件で」とお電話をいただいた場合も、貴社宛てのお電話として通常通り応対いたします。
内容：クラウド型の勤怠管理サービス
担当：佐藤様（お問い合わせは折り返し対応）
本日よりオペレーター画面に反映しております。
ハートフルコールセンター 藤間
※ 実際の返信をもとにしています。
社名・お名前・番号・日付は仮のものです。
電話秘書代行に頼めること
社内の秘書に頼むように、細かい指定ができます。
ご契約中のお客様は、メールまたはお電話でご依頼ください。
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