電話代行サービスをご利用いただく際、オペレーターはお電話を担当者へお繋ぎできない場合、現在のご状況をお電話口の方へお伝えしています。
例えば、
外出中
離席中
出張中
お休み
研修中
などです。
実は、この「不在理由」は、その後のお電話口の方の行動に意外と大きな影響を与えることがあります。
そのため、ハートフルでは、お客様のご予定や状況に合わせて、不在理由を細かく変更できるようになっています。
例えば「離席中」と設定している場合。
業種によっては「外出中」という表現が不自然なお客様もいらっしゃるため、「離席中」をご選択いただくことで自然なご案内になります。
一方で、「離席中」という言葉から「すぐ戻られるのかな」という印象を持たれる方もいらっしゃいます。
そのように受け取られていると感じた場合には、「少し席を外すことが多いようです」といった形で補足し、誤解が生じないよう配慮しています。
また、「打ち合わせ中」「会議中」と設定している場合は、「今は携帯電話にお電話してもご対応が難しそうだな」とご理解いただけることも多くなります。
終了予定時刻をご登録いただいている場合には、そのお時間をご案内することで、
「では、その頃に改めてご連絡します。」
と、お電話がスムーズに終わるケースも少なくありません。
もちろん、お客様によってご希望はさまざまです。
「不在理由は伝えず、『担当者へ伝え、折り返しご連絡します』だけで対応してほしい」
というお客様もいらっしゃれば、
「こちらは一次受付です、と伝えてほしい」
というご要望をいただくこともあります。
基本となる対応を決めておき、その日のご予定や状況に応じて変更していただくことも可能です。
ちょっとした不在理由の違いが、お電話口の方へ与える印象や、その後のやり取りをスムーズにすることにつながります。
より自然で、お客様に合った電話対応となるよう、ご希望がございましたらお気軽にお知らせください。