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電話代行サービスの基本的な対応

「ただいま、外出しております。」という対応に対し
ほとんど場合「では、何時頃お戻りになりますか？」と尋ねられます。
ここで、「何時に戻るかは明確ではございません」という対応をするわけです。

そんな中、お電話の行き違いが重なると
「いつもいらっしゃらないんですね」少々苛立つようなお言葉がちらほら

そこで、はっきりとしたご予定を伝えると
相手の方はとても安心されるものです。

せめて今日は事務所にもどってくるのか、こないのか
それだけでも、相手に伝えるとご納得いただけることが多いです。

戻ってこないのなら、取り急ぎメールを送っておきます。
急ぎではないのでまた後日おかけします。
予定に合わせ、相手の方も次の行動を考えることができるので
電話をくださる方、電話を受ける者、お客様、皆の時間を効率的に使うことができるのです。

「外出しております、戻りは明確ではございません」その一辺倒の対応ではなく

きちんとご予定を把握しそれにあわせ、柔軟な対応をしていくことが
電話秘書としての役割だと思っています。

スケジュール簡単登録がリニューアルされました。
ご利用いただいているお客様皆様が無料でご利用いただけるサービスです。
ぜひご活用ください。
（個別の予定登録は有料です。1名につき月額500円）