電話代行サービスについて

ハートフルの電話代行サービスとは
心のこもった臨機応変なオペレーターと便利なシステムが融合した電話代行サービス
月額4,000円(税抜)からご利用いただけます。
今や「電話代行を使っているのだけど、受付はどうでした?」と聞くのはよくあることです。とても大切な応対品質やシステムの向上を常に考え、プロとして学び続けながら、東京で一番『ありがとう』と言われる電話代行を目指しております。
ハートフルコールセンターの電話代行サービス便利な使い方いろいろ

ハートフルな電話代行サービスのご利用方法は様々です。お客さまにあったご利用方法を是非みつけてください!

まずはお試し! お申し込み
【内線感覚】
取次転送/応答後転送
(基本)

ハートフルコールセンターの電話代行オペレーターが貴社名で対応した後、相手の方には保留でお待ちいただき、お客様に連絡いたします。 おつなぎしてよいかどうか確認した後、そのまま電話を転送いたします。まるで社内にいるかのような内線感覚でおつなぎできるので、電話代行でも相手の方の安心度が上がります。

取次転送/応答後転送(基本)

カスタマイズ可能な可変CTI
(貴社専用の電話代行)

貴社からの社員情報変更や都度対応(午前中は会議、午後は外出など)を電話代行のオペレーターがCTIの編集をすぐに行い、全オペレーターに周知することや電話応対の受け答えを貴社のご要望に合わせてカスタマイズを行うことなど、ハートフルコールセンターの電話代行では柔軟な電話応対が可能です。

スケジュール簡単登録
(基本)

貴社専用の電話代行フォーム(スケジュール簡単登録)から電話代行のオペレーターが確認するカレンダーへダイレクトにご予定が反映されます。気兼ねなくいつでも、登録、変更、取り消しが可能です。

スケジュール簡単登録(基本)

スケジュール簡単登録を活用した
秘書代行サービス
(女性正社員の電話代行オペレーター)

ハートフルコールセンターの電話代行サービスでは、帰社時間やご予定をお知らせいただければ秘書対応が可能です。私どもにとっても「何時頃お戻りですか?」というご質問をいただいた際、具体的なお時間をご案内できることは、本当に助かります。また、取次転送(応答後転送)をご利用いただいていてもその転送の着信を受けられない時もあると思います。ハートフルコールセンターの電話代行サービスでは、お客さまのご予定(外出中や会議中など)にあわせて取次転送をする、しないのご指示をいただくなど柔軟な対応が可能です。弊社の秘書サービスは、日々研鑽を積んだ女性正社員の電話代行オペレーターが心を込めて対応いたします。

※スケジュール簡単登録の資料をダウンロードできます。

ハートフルの秘書代行サービスとは?

時間外ガイダンス
(アナウンス)
約7割のお客さまにご利用いただいております。

ハートフルコールセンターの電話代行サービスは、時間外ガイダンス(アナウンス)を無料でお流ししております。営業時間外の着信をメールでお知らせする「着信通知サービス」もオプションでございます。ガイダンスやアナウンスは、営業時間外に ”なりっぱなし” になるよりずっと印象が良くなります。ガイダンス(アナウンス)を流す時間帯もお好きなように指定できますので お申し付けください。始業が10時、11時などの設定もできます。どうぞお気軽にご注文ください。(特にご指定がない場合は、コールセンターと同じ平日午後18時~午前9時と土日祝日)

 

ガイダンス(アナウンス)の作成について
お客様の会社名、商号を入れガイダンス(アナウンス)を作成します。 スクリプトを送って頂ければ、ご希望に合わせて作成いたします。 留守電電話タイプにしますと、録音されたメッセージを即時メールで送信するサービスも ご利用いただけます。(留守番電話・ライトプラン有料)

 

時間外ガイダンス(アナウンス)例
「お電話ありがとうございます。 株式会社〇〇です。只今受け付け時間外となっております。 受付時間は平日午前9時から午後6時までとなっております。 受付時間内におかけ直しください。お電話ありがとうございました。」

時間外ガイダンス(アナウンス)

IVR
(対話型音声応答)
リモートワークの決定版!

電話代行サービスのIVR(対話型音声応答)は、お客様からの着信に対して、システムによる案内や、プッシュ(手動)による内容に応じた内線に振り分けを行う機能です。従来の電話代行サービスとシステムを融合させた、新しい電話窓口のスタイルをご提案します。 お客様の会社にあわせ、大規模、小規模問わず実用性のある電話窓口をお作りします。また、リモートワークに親和性が高く新型インフルエンザ・パンデミックやその対策としてもご利用いただけます。

 

IVR(対話型音声応答)

SNS 報告
LINE、Slack、Chatwork
(基本)

電話代行サービスの入電報告をチャットにするとどんな利点があるのかメールとはどんな違いがあるのかについてご案内しようとおもいます。

 

利点その1

一つの画面で、スクロールしていけば、時系列で過去の報告までチェックできる


メールですと、1件1件件名などを確認して、開いてみていかなくてはいけないので面倒ですね。ChatWorkだと特に「タスク設定」や「メッセージ引用」過去のメッセージのリンクなども簡単に貼り付けることができるのでグループ内での情報連携にもってこいです。

 

利点その2

無駄な情報が一切入らない


当然ですが、DMなどの読む必要のないメッセージは絶対に入ってきません。こういった部分でもビジネスに集中して使える利点があります。

 

利点その3

複数名での共有がとても簡単


ChatWork(チャットワーク)では、報告用のグループにLINEでは複数トークをうまく利用すればメールのように一つ一つのメールを転送することなく皆で簡単に共有できるのです。LINEにいたっては、何人の人が既読したのかもわかります。

 

利点その4

ログインすればどの端末からでもチャットへアクセスできる


ドメイン等に縛られることなくログインさえすれば、パソコン、スマートフォン、タブレットチャットへアクセスしメッセージの送受信ができます。自社ドメインの不具合などの影響を受けることがないので安心です。

 

利点その5

チャットらしい、シンプルなやりとりで会話を進行できる


メールのように、宛名や締めの言葉などを考えることなくシンプルに会話を進めることができます。電話代行サービスでは、特に時系列で入電内容を確認していただくとビジネスの効率も上がると思います。ハートフルコールセンターの電話代行サービスをきっかけに、チャットを初めて使われるお客さまも多くいらっしゃいます。ぜひ、チャットの利用で、ビジネスを更に加速していただければと思います。

 

利点その6(POINT)

電話代行サービスに融合した、チャットツールシステム


ハートフルコールセンターの電話代行サービスでは、Slackのチャンネルorダイレクトメッセージ、メンションを付けてのご報告。ChatWorkのグループ報告、TO設定。LINEのトークルームorグループの報告がご利用いただけます。


 

slack LINE

無料提供のオプション

  • 時間外ガイダンス(アナウンス)

    お客様のご要望に応じて時間外ガイダンス(アナウンス)をお流ししております。

    詳細はこちら

  • 共用アナウンス

    お客様のご要望に応じて共用アナウンスをお流ししております。

    詳細はこちら

  • 留守番電話(ライトプラン有料)

    メッセージを録音してメールで即時お知らせ。メッセージがなくても、着信があっただけで 相手の通知番号を添えてメールでお知らせできます。

    詳細はこちら

  • 着信拒否番号管理

    営業・ご案内の電話は、お仕事の妨げとなるものです。 業務に関わるような内容の電話は不在対応で一旦お客様にご報告いたします。ご不要の場合は、お知らせください。架電してきた番号を着信拒否番号管理に登録させていただきます。

    詳細はこちら

 

まずはお試し! お申し込み

通常オプション

  • 電話番号の貸出

    固定電話番号の "東京03" や "IP電話050" をご用意しております。ビジネスフォンやデスクがなくても、会社の連絡先として利用できます。

    詳細はこちら

  • 着信課金番号の貸出

    着信課金番号の"0120"や"0800"をご用意しております。ビジネスフォンやデスクがなくても、会社の連絡先として利用できます。

    詳細はこちら

  • IVR(対話型音声応答)

    お客様からの着信に対して、システムによる案内や、プッシュ(手動)による内容に応じた内線に振り分けを行う機能

    詳細はこちら

  • 英語ガイダンス(IVR)

    スマートに英語での対応ができるシステム。

    詳細はこちら

  • メッセージ内容変更

    時間外専用アナウンス内容のメッセージ内容を変更

 

 

  • よくあるご質問
  • スタッフブログ
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