時間外ガイダンス(アナウンス)

ハートフルの電話代行サービスや秘書代行サービスでは、お客様のご要望に応じて時間外ガイダンス(アナウンス)を無料でお流ししております。

営業時間外の電話も逃さない。着信をメールでお知らせする「着信通知サービス」もございます。オプションの留守番電話(ライトプランは有料)を利用して実現できます。

時間外ガイダンス(アナウンス)は、営業時間外に”なりっぱなし” になるよりずっと印象が良くなります。ガイダンス(アナウンス)を流す時間帯もお好きなように指定できますので お申し付けください。始業が10時、11時などの設定もできます。また、英語をはじめ、多言語のガイダンス(アナウンス)も相談できますので、どうぞお気軽にご注文ください。
(特にご指定がない場合は、コールセンターと同じ平日午後18時~午前9時と土日祝日)

※時間外ガイダンス(アナウンス)のみ(電話代行サービス未使用時)ご利用の場合は月額5,500円/月/1ch
 料金形態はIVRと同等になりますのでご参考にしてください。IVR(対話型音声応答)へのリンク
※以下実際の利用例やご案内例をスタッフブログより抜粋

時間外ガイダンス(アナウンス)活用法1

時間外ガイダンス(アナウンス)が流れるだけで、会社のイメージはぐっと引き締まるものですが
ガイダンス(アナウンス)内容をちょっと工夫するだけで、その後の対応がスムーズになることもあります。
便利な活用法を、1つずつご紹介していきます。

 

ホームページの問い合わせフォームへ誘導

新規のお問い合わせというのは、意外と緊急性が低いものの場合が多いです。
「ちょっと聞いてみたいだけ」「だいたいの価格を知りたいだけ」で電話をかけてくる場合もあります。
ですので、時間外ガイダンス(アナウンス)でも、24時間受け付けられる問い合わせフォームへ誘導します。

 

例)
「お電話ありがとうございます。ただいま受付時間外となっております。
受付時間内におかけ直しいただくか、お問い合わせフォームよりお問い合わせください。
お電話ありがとうございました。」
時間外ガイダンス(アナウンス)にほんの少し色付けをするだけで
無駄なお電話を減らすことができます。

時間外ガイダンス(アナウンス)活用法2

「時間外ガイダンス(アナウンス)」と一言でいっても
実は、中身はいろいろです。
ハートフルでは、メッセージを録音してメールで送るサービス
留守番電話(ボイスメール)もご用意しています。

 

留守番電話(ボイスメール)

発信音のあとにお話していただき、その音声を指定されたメールアドレスへお送りします。
ただ、留守番電話にメッセージを残してくれない方も多くいらっしゃいます。
それでも、大丈夫です。
ハートフルの留守番電話は、着信があった時点で、着信通知をメールでお送りします。
メッセージがなくても、着信時間と着信時の通知番号がわかるのです。
意外とこれが便利だとおっしゃるお客さまが多いです。
お取引先様など、あきらかに番号でわかる方であれば、
こちらから折り返すこともできます。
この留守番電話のサービス
ライトプランご利用の方は月額500円
スタンダードプランの方は月額無料でご利用いただけます。

 

 

 

時間外ガイダンス(アナウンス)活用法3

ハートフルの営業時間は、平日午前9時から午後6時までです。
土日祝日はおやすみで、午後6時以降のオプション等も、今のところご用意していません。
時間外は自分の携帯に転送してほしいというご要望も多いです。
オプションサービスとして、リモートコントロールを使い転送の切り替えをする
サービスもご用意していますが、別途オプション料金がかかってしまいます。
転送切り替え・・・月額2,000円 (通知番号がわかります)
IVR転送・・・月額800円

 

このオプション料金がかからない、裏ワザがあります。

 

ガイダンス(アナウンス)で緊急連絡先番号を伝える

番号を公にしてしまうというデメリットもありますが
ガイダンスを聞いて、本当に緊急だと感じた方のみお電話くださるよう
誘導することができるのです。

 

例)お電話ありがとうございます。
只今受付時間外となっております。
受付時間内におかけ直しください。
お急ぎの方は、担当者携帯電話 090-XXXX-XXXXまでおかけ直しください。 ※専用のガイダンスとなるため、ライトプランご利用の方の場合は、ガイダンス作成料1,000円がかかります。

 

 

 

臨時休業、研修中もガイダンス(アナウンス)でスマートに

ハートフルの電話代行サービスや秘書代行サービスは
時間外ガイダンス(アナウンス)も、とても有効的にご利用いただけます。
数日間に及ぶ、研修、臨時休業、社員旅行など
電話での応対をお休みしたいときには
1,2週間ほど前にハートフルへお知らせください。
ガイダンス作成料1,000円で、ご指定の日時、お時間に
ガイダンスを流すことができます。
ガイダンスを流しておけば、お電話をくださった方も
お客さまも、皆安心です。
ガイダンス内容のアレンジ次第で
緊急時のご連絡のみキャッチすることができます。

 

例えば、ガイダンス中に「お急ぎの方は携帯へおかけください、(番号をご案内する)」や
「お急ぎの方は、メールにてお問い合わせください」と
文言を加えるだけで、さらに充実したガイダンスになります。
ぜひ、ご相談ください。

 

 

 

ひとつ上の時間外ガイダンス(アナウンス)

ハートフルの時間外ガイダンス(アナウンス)の特徴は
通常のガイダンス(アナウンス)ももちろんできますが
IVR(対話型音声応答)でプッシュした番号に応じて動作を設定できたりします。
たとえば、お急ぎの方は「1」を押してくださいというガイダンスにし
「1」を押すと、登録された携帯電話へ転送する という動きも可能です。
ただ、携帯に転送するだけだと、間違え電話、営業電話、特段急ぎでもない電話も
すべて転送されてきてしまいますが、こういったガイダンスを挟むことで
ある程度は、必要な電話とそうでない電話を振り分けることができるのです。
大切な電話であれば、夜遅くでも対応したい
そう思われている方もいらっしゃると思います。
かといって、24時間の電話代行サービスはお値段が高くなってしまいます。
なので、こういった時間外ガイダンス(アナウンス)を駆使して、是非、お時間とコストを見直していただければと思います。

 

 

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